Không văn bản nào thất lạc. Không hạn xử lý nào bị quên.
WEWORK eOffice số hoá toàn bộ vòng đời văn bản đến, đi và nội bộ: tiếp nhận, vào sổ, cấp số, trình duyệt, ký, phát hành và lưu trữ. Mọi người biết việc của mình, lãnh đạo thấy ngay văn bản nào đang trễ.
Tờ trình 214/BC-TTCP · cấp số tự động
Được tin dùng bởi hơn 12.000 doanh nghiệp Việt Nam
Văn bản nằm trên bàn, sổ công văn viết tay, chữ ký phải chờ người về
Khi văn bản đi qua tay nhiều người bằng giấy và email, không ai trả lời được câu hỏi đơn giản nhất: văn bản này đang ở đâu?
- Văn thư ghi sổ thủ công, cấp số trùng hoặc nhảy số
- Văn bản thất lạc giữa các phòng ban, không rõ ai đang giữ
- Lãnh đạo đi công tác là cả quy trình dừng lại chờ chữ ký
- Văn bản quá hạn chỉ được phát hiện khi đã muộn
- Tìm lại hồ sơ cũ mất hàng giờ lục tủ
- Sổ cấp số điện tử tự đánh số theo từng sổ, không trùng, không sót
- Thấy ngay giai đoạn của mọi văn bản: bước 2/4, ai xử lý, còn bao lâu
- Phê duyệt & ký ngay trên điện thoại hoặc máy tính
- Cảnh báo quá hạn nhóm theo hạn xử lý, theo dõi đến từng ngày
- Tủ hồ sơ điện tử lưu theo cây thư mục, tìm trong vài giây
Mọi văn bản đến, đi, nội bộ trong một màn hình
Lọc theo loại văn bản, độ khẩn, giai đoạn, người xử lý. Nhóm theo hạn xử lý để việc gấp luôn nằm trên cùng.
| Văn bản | Độ khẩn | Giai đoạn | Người xử lý | Hạn xử lý |
|---|---|---|---|---|
Phúc đáp — Đơn khiếu nại bản quyền TTCP/0006-CVĐ/2026 · Đến |
Khẩn | Trình & chuyển xử lý2/4 | HPHùng P. | Quá hạn 2 ngày |
Tờ trình — Hợp đồng tư vấn chuyển đổi số C1/0011-KNTC/2026 · Nội bộ |
Thượng khẩn | Đang xử lý2/4 | LTLan T. | Hôm nay |
Công văn — Kế hoạch kiểm tra ATVSLĐ VPC/004/2026 · ĐếnMật |
Bình thường | Xem xét công văn3/9 | MNMinh N. | 15/11/2026 |
Báo cáo công tác thanh tra 6 tháng 214/BC-TTCP · Đi |
Hỏa tốc | Phê duyệt & ký4/4 | PHPhương H. | 18/11/2026 |
Văn bản đến
Tiếp nhận, vào sổ, quét đính kèm và chuyển xử lý theo quy trình chuẩn của đơn vị.
Văn bản đi
Soạn thảo, trình duyệt, cấp số và phát hành tới bên nhận bên ngoài.
Văn bản nội bộ
Tờ trình, quyết định, thông báo luân chuyển giữa các phòng ban trong cơ quan.
Phê duyệt & Ký
Hộp chờ duyệt và chờ ký riêng cho từng lãnh đạo, xử lý ở mọi nơi.
Mỗi đơn vị một quy trình, cấu hình được không cần lập trình
Thiết lập các bước, người phụ trách, người phối hợp và thời hạn cho từng loại văn bản. Hệ thống tự chuyển bước và nhắc việc.
VPC/004/2026 · Công văn — Kế hoạch kiểm tra ATVSLĐ
-
Xong
Tiếp nhận bì thư
Lễ tân nhận văn bản giấy, quét và tạo bì thư
-
Xong
Vào sổ & cấp số
Văn thư gửi yêu cầu cấp số, hệ thống đánh số #4
-
3
Đang xử lý
Xem xét và cho ý kiến
Chuyên viên tổng hợp ý kiến, đề xuất phương án xử lý
MNNgười phụ trách · LTPhối hợp · Còn 1 ngày -
4
Chờ
Trình lãnh đạo phê duyệt
Lãnh đạo duyệt nội dung hoặc trả lại kèm ý kiến
-
5
Chờ
Ký & phát hành phúc đáp
Ký số, cấp số văn bản đi, gửi bên nhận
-
6
Chờ
Lưu trữ
Tự gán vào tủ hồ sơ "Văn bản đến — Năm 2026"
Quy trình riêng cho từng sổ, từng đơn vị
Văn thư cơ quan, Vụ Pháp chế, chi nhánh Hà Nội hay TP.HCM đều có luồng xử lý của mình.
Người phụ trách, phối hợp, theo dõi
Phân vai rõ ràng ở từng bước. Biết ai đã xem văn bản và ai chưa.
Việc cần làm trong từng bước
Giao việc con, đánh dấu bắt buộc, theo dõi tiến độ 0/1, 2/3 ngay trên văn bản.
Văn bản liên quan & thảo luận
Liên kết văn bản phúc đáp với văn bản gốc, trao đổi ngay trong văn bản thay vì nhắn riêng.
Đến lượt bạn xử lý, bạn biết ngay
Mỗi người mở eOffice là thấy đúng những gì đang chờ mình: bước cần chuyển, việc được giao, văn bản chờ duyệt và chờ ký.
Chào buổi sáng, Phương
Thông báo đúng người, đúng lúc
Khi văn bản chuyển đến bước của bạn, khi được giao việc hoặc khi có người nhắc tên trong thảo luận.
Theo dõi SLA từng bước
Biết văn bản đã nằm bao nhiêu ngày ở một bước. Lọc nhanh: quá hạn, đến hạn hôm nay, hỏa tốc.
"Bạn đã xử lý xong tất cả"
Hộp việc về 0 là biết mình không bỏ sót gì. Văn bản xem gần đây luôn ở sẵn để mở lại.
Duyệt và ký trên điện thoại
Lãnh đạo đi công tác vẫn xử lý văn bản, quy trình không phải đứng chờ.
Từ quầy lễ tân đến tủ hồ sơ lưu trữ
WEWORK eOffice phủ trọn hành trình của một văn bản giấy hay điện tử, từ lúc bì thư đến cơ quan cho tới khi được lưu hồ sơ.
Văn phòng điện tử
Trung tâm xử lý văn bản đến, đi, nội bộ theo quy trình đã cấu hình cho từng sổ văn thư.
- Phân loại theo độ khẩn: Bình thường, Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa tốc
- Chuyển bước, phân công người thực hiện, giao việc con
- Hộp Phê duyệt & Ký riêng cho lãnh đạo
Lễ tân · Bì thư
Quầy lễ tân tiếp nhận bì thư đến và gửi đi, theo dõi thời gian mỗi bì thư nằm ở từng bước.
- Tạo bì thư mới, gắn văn bản và bên gửi, bên nhận
- Lọc nhanh quá hạn, đến hạn hôm nay, hỏa tốc
- Nhiều quầy lễ tân cho từng văn phòng, chi nhánh
| Số | Văn bản | Giai đoạn | Ưu tiên |
|---|---|---|---|
| INCOMING-10/2026 | Đề nghị cấp nước thô phục vụ sản xuất Từ · Bên gửi ngoài | Trình & chuyển 3 ngày ở bước | Bình thường |
| Chưa vào sổ | Phúc đáp: Tờ trình mua sắm thiết bị Đến · Bên nhận ngoài | Soạn thảo 1 ngày ở bước | Bình thường |
| INCOMING-09/2026 | Công văn đến Từ · Bên gửi ngoài · Mật | Lưu trữ | Khẩn |
Sổ cấp số
Văn thư gửi yêu cầu cấp số từ trang chi tiết bì thư. Người quản lý sổ phê duyệt, hệ thống đánh số liên tục theo đúng ký hiệu.
- Mỗi sổ một ký hiệu: VPC/…/2026, TTCP/…-CVĐ/2026
- Không trùng số, không nhảy số, có lịch sử cấp
- Trạng thái: chờ xử lý, đã phê duyệt, đã từ chối
Tủ hồ sơ điện tử
Cây thư mục toàn cơ quan. Bì thư và văn bản được liên kết theo hồ sơ, gán thẻ để tra cứu về sau.
- Thư mục gốc theo đơn vị, theo năm
- Gán văn bản vào tủ hồ sơ ngay khi kết thúc quy trình
- Thẻ phân loại: loại văn bản, độ mật, trạng thái
Đọc văn bản dài trong 10 giây
Tóm tắt AI nêu ngay nội dung chính và việc cần làm. Copilot trả lời câu hỏi về văn bản, giúp bạn ra quyết định nhanh hơn.
Tóm tắt AI
Mỗi văn bản có sẵn bản tóm tắt ở đầu trang. Không cần mở tệp đính kèm 20 trang để biết mình phải làm gì.
Copilot
Hỏi trực tiếp trong văn bản. Copilot đọc nội dung, tiến trình và văn bản liên quan để trả lời.
Cơ quan bạn đang mất bao nhiêu giờ cho văn bản giấy?
Kéo thanh trượt theo khối lượng văn bản thực tế để ước tính thời gian và giấy in tiết kiệm được.
Ước tính với giả định số hoá giảm 60% thời gian thao tác thủ công và loại bỏ toàn bộ bản in luân chuyển. Kết quả thực tế tuỳ quy trình của từng đơn vị.
Văn bản mật chỉ đến đúng người được phép đọc
Phân quyền theo sổ văn thư, theo vai trò trong quy trình và theo độ mật của từng văn bản.
Phân loại độ mật
Gắn độ mật ngay khi tiếp nhận. Văn bản mật được đánh dấu rõ trên mọi danh sách và giới hạn người xem.
Nhật ký hoạt động
Lưu lại mọi lần xem, chuyển bước, giao việc, phê duyệt và ký. Biết chính xác ai đã xem văn bản, vào lúc nào.
Phân quyền theo vai trò
Người phụ trách, người phối hợp, người theo dõi, văn thư, lãnh đạo: mỗi vai trò có quyền thao tác riêng ở từng bước.
Câu hỏi thường gặp
Những điều cơ quan, doanh nghiệp thường hỏi trước khi số hoá văn bản bằng WEWORK eOffice.
WEWORK eOffice khác gì so với gửi văn bản qua email và lưu trên ổ chung?
Email và ổ chung không biết văn bản đang ở bước nào, ai phải xử lý và hạn khi nào. eOffice gắn mỗi văn bản với một quy trình có người phụ trách, thời hạn, sổ cấp số và lịch sử đầy đủ, nên không văn bản nào bị bỏ sót.
Chúng tôi có thể tự cấu hình quy trình xử lý văn bản không?
Có. Mỗi sổ văn thư có quy trình riêng với số bước, người phụ trách, người phối hợp và thời hạn do quản trị viên thiết lập, không cần lập trình.
Văn bản giấy nhận từ bên ngoài được đưa vào hệ thống thế nào?
Lễ tân hoặc văn thư tạo bì thư, quét hoặc tải tệp đính kèm, sau đó vào sổ và gửi yêu cầu cấp số. Văn bản tự chuyển sang bước tiếp theo của quy trình.
Lãnh đạo có thể phê duyệt và ký khi không ở văn phòng không?
Có. Hộp Phê duyệt & Ký hoạt động trên máy tính và điện thoại, lãnh đạo nhận thông báo ngay khi có văn bản chờ.
Dữ liệu văn bản mật được bảo vệ ra sao?
Văn bản được phân loại theo độ mật, giới hạn quyền xem theo vai trò và sổ văn thư. Mọi thao tác đều được ghi nhật ký.
Triển khai mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc vào số sổ văn thư và quy trình cần cấu hình. Đội ngũ WEWORK sẽ khảo sát và đề xuất lộ trình cụ thể sau buổi demo.
Số hoá sổ công văn đầu tiên ngay trong tuần này
Đăng ký demo để xem WEWORK eOffice chạy trên chính quy trình văn bản của đơn vị bạn.
